VISUAL RESEARCH

i-SP 賃貸管理システム

賃貸管理のすべてを担うプラットフォーム

ビジュアルリサーチの賃貸管理システムi-SPは、全国1000社で導入実績のある賃貸管理ソフト「Space Manager」シリーズで培ったノウハウ・機能を集約し、開発しました。
台帳管理や契約管理はもちろん、市販の財務会計ソフトとの連動により、お金の流れをスムーズに管理し、業務短縮を強力にサポートします。
イントラネットを活用したWEB型システムによる、外部からのアクセスを遮断した高いセキュリティ。
賃貸管理業務に必要不可欠なプラットフォームを提供します。

お問い合わせ

台帳管理

家主、建物、部屋、契約者データ及び取引業者データから台帳を作成。お名前や住所などの基本情報のほか、設計図や契約書類なども電子ファイル保存でき、賃貸管理情報に関わるすべてをデータベース化します。
管理物件や家主、契約者に関する各種履歴情報も閲覧ができるので、必要な情報がすぐに引き出せます。
また、不動産の台帳管理はなによりもセキュリティが大切だとビジュアルリサーチは考えています。クラウド型システムで懸念されるセキュリティ周辺も、i-SPはイントラネットにシステムを構築するため、外部からのアクセスを遮断し、データを守ります。

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すべてのデータベースを一元化

システムを稼働させるために必要なマスターデータを登録。家主、建物、部屋、契約者データから構成されすべての情報をデータベース化、情報の重複や漏れを防ぎます。電子ファイリンク機能搭載で、契約書類や建物の設計図、敷地内駐車場の配車図などのドキュメント保存もでき、印刷・出力が可能です。
例えば、管理委託更新やオーナーチェンジ、イベント履歴など、対象の家主、建物、部屋、契約者に関わる履歴の同じ管理画面からアクセスできます。

分かりやすく、快適な操作性

各台帳のメイン画面は検索を主体した構成になっています。詳細検索もでき、目的のデータに正確かつスピーディーにアクセスできます。また、登録必須項目には、チェックマークがついているので、どの項目を優先的に入力すればいいかが一目瞭然。
ビジュアルリサーチは、実際に活用しやすい操作性を追求しました。

契約管理

契約者の募集から、成約時に必要な契約書類印刷、また、契約者の更新処理、解約に至るまで、賃貸管理業務の流れに沿ってサポートいたします。
契約月の日割り賃料や契約一時金の計算といった、契約にかかわる代金の割り出しも画面上で行えます。
不動産業界を専門に20年以上にわたってシステムを開発し続けているビジュアルリサーチだからこそできる、きめ細かなサービスがあります。

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不動産管理専門だからこそできるサービス

希望条件から、空室検索し、内見案内書の印刷までスピーティーに処理。見込客の反響に物件紹介、案内履歴の管理ができます。
契約時には、契約金の算出から契約書・重要事項説明書など契約書類の印刷まで。鍵の保管・貸し出し状況を確認できる鍵管理メニューも標準搭載していて、日々の業務をサポートします。
また、フリーレント契約や定期発行した書類の回収状況等の進捗確認も可能です。

請求・入金

管理している物件ごとに、水道、電気、ガス、動力の検針値・料金算定を。
また、i-SPは、現金入金・振込入金・口座引落・収納代行・カード決済・保証会社(弊社指定)など、さまざまな入金方法での処理ができます。
督促業務に関しては、滞納状況から折衝履歴までをリアルタイムで把握でき、よりスムーズな未収管理が可能に。

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お金の導線を網羅し、
日々の業務をサポートします

契約開始月から終了月までの家賃請求データを一括作成。突発的に発生する賃料や変動費の請求データ作成も行えます。Excelで検針値を取り込むことができ、検針通知書も簡単に作成できます。
入金管理は、各種入金方法に対応しているので、滞納者への催促管理もリアルタイムで。銀行から入出金ファイルを取り込めば、口座別の通帳残高管理も可能です。

支払・出金

契約者、家主、取引業者への支払予定データをつくり、支払業務がスムーズに行えるようi-SPがサポート。
各種メニューで登録された内容をもとに送金データを集計し、収支報告書を作成。家主への送金額もスピーディーに算出します。確定された送金額から銀行への総合振込依頼データの作成もできます。

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金額をスピーディーに算出。
サブリースにも対応

支払い予定管理をもとに、実際の出金月、出金口座を設定します。
台帳に登録されたデータをもとに、送金データを集計、収支精算書のプリントアウト。
送金データ作成時には、サブリース金額の変更や滞納立替の見直しなど個別メンテナンスも可能。i-SPならより実務にあった運用ができます。

問い合わせ・修繕

賃貸管理業務に求められるのは、金銭の管理ばかりとは限りません。
問い合わせが入った際、迅速に対応し、それをシステムで管理することで、対応漏れを防ぎます。問い合わせ発生者・内容・対応状況をデータ登録し、対応完了までの管理を行います。
問い合わせ対応のほか、定期巡回に法定点検、設備交換など、i-SPは金銭以外の管理業務も強力にバックアップいたします。

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問い合わせにも素早く対応します

問い合わせ発生者・内容・対応状況をデータ登録し、進捗状況や対応完了まで、管理を行います。問い合わせから発生した修繕内容や対応漏れなどの二次問い合わせを予防、家主への報告書の作成が可能です。

大切な巡回・点検はシステムで管理

巡回管理メニューでは、建物の巡回結果の登録・結果レポートの出力が行える為、オーナー様への事前提案で重宝されています。
設備交換メニューでは、メーカー・型番・交換日の情報を入力し、交換日から老朽化した設備を割り出し、効率的な設備交換をサポートします。
点検メニューでは、物件ごとに定められている消防点検など、法定点検や各建物の共有設備にたいして行われる定期点検の予定と実績を管理します。

財務会計ソフトと連動

i-SPは勘定奉行や弥生会計、大蔵大臣といった市販の財務会計ソフトに連動しているので、財務処理が大幅に軽減できます。いままで時間をとられていた賃貸管理サイドと会計サイド、社内での重複登録の作業が大幅に減少し、事務効率がアップ。
i-SPでの入金・出金データを勘定科目に変換し、財務会計ソフトで取り込み可能な形式でCSV出力を行います。

分析レポート

i-SPに蓄積されたデータを集計し、レポート作成。賃貸管理に必要な各種資料はもちろん、PMレポートや営業分析レポートがExcelで出力できます。
毎月の物件収支、契約状況、予算・実績管理、修繕発生状況も出力できるので、より具体的な経営戦略の組み立てにも。

ログイン・ログ管理

iシリーズには、ログイン・ログ機能も標準搭載。誰がいつ、どの情報へアクセスしたのかが確認できます。変更履歴も見ることができ、不動産に関わる膨大なデータを取り扱う情報管理には欠かせない機能です。

データセンター

ビジュアルリサーチでは、自社でシステム用の環境構築をご希望されないお客様向けに、データセンターの提供、また弊社サーバーを仮想サーバーとしてご提供しております。
サーバーの管理やバックアップ作業、セキュリティ対策を完全アウトソーシング。サーバー機器を購入・維持するコストにくらべ、圧倒的なコストパフォーマンスを実現。
耐震設備、回線、サーバー機といったインフラとシステムがオールインワンに。トラブル発生時の問い合わせ窓口が1本化されるので、スムーズな対応が可能となります。

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システム+データ領域を提供いたします

ビジュアルリサーチが提供するシステムを導入したサーバー機をレンタル提供いたします。サーバーOS、CPU、メモリなどシステムを利用する上でストレスのない環境を設定します。
また、データセンターは震災が起きた場合に備え、耐震・防災構造になっています。安定的に電力を供給するための電源設備や機器を冷却するための空調設備を完備。面倒なサーバー管理やバックアップ作業、セキュリティ対策を専門技術社に完全にアウトソーシング可能です。

グループウエア機能

スケジュール、行動予定を個人、店舗ごとに管理し、i-SPに毎朝ログインすると、同日やるべき仕事がトップ画面で確認できます。また、賃貸管理データベースとの連動により、来客や内見案内などの業務スケジュールも把握できます。

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より円滑なオフィス環境へ

社内インフォ
社内での通知事項等の連絡が行えます。
システムインフォ
未対応・未完了・期限切れの業務等をアラート通知します。
個人・店舗スケジュール
個人・店舗単位の予定を共有します。
書類申請・回覧(オプション)
書類の申請及び承認や、書類の回覧を行えます。
利用予約(オプション)
会議室や社用車など社内で共有する部屋やモノの予約管理を行えます。
タイムカード(オプション)
オプションの「書類申請・回覧」、「利用予約」機能をご利用頂くとタイムカード機能を追加でご利用できます。
社員の勤怠管理にご利用できます。

仲介業者向け物件検索

お取り引きのある不動産会社が、貴社管理物件の空室状況をWEB上で24時間、365日確認、紹介を行えるシステム。
電話による問い合わせや図面のFAX送信が減り、業務の効率化が図れます。

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24時間365日でタイムリーに対応

仲介業者が、事前に発行されたIDパスワードでログイン。条件での検索や空室一覧の出力も可能で、空室物件をタイムリーにユーザー様へご紹介。
内見の予約までできるので貴社、仲介業者双方の業務効率化につながります。
また、アクセスログ解析もできるので、人気エリア情報が入手でき、分析に役立てることができます。

修繕見積・発注・工事管理

i-SPと連動して修繕業者への見積依頼(相見積)、発注・工事完了までを管理するシステムをオプションでご用意しています。修繕会社との煩雑なやり取り(メール・FAX等)の軽減による業務効率化や、システムによって修繕フローが管理されることで、進捗の見える化等が見込めます。