ビジュアルリサーチの各種システム・サービスを使って業務効率化、業務フローの確立に成功した不動産業者様の導入事例を業務別にご紹介

[Part2]賃貸管理システム導入事例

飯島(VR)	1店舗あたり仲介件数日本一の高井不動産様ですが、自社物件も6000戸以上に上るとお聞きしています。管理面でのご苦労もあるのではないかと思いますが、その辺りのお話を伺ってよろしいでしょうか。
伴次長	はい。高井不動産グループでは、マンション経営保障株式会社が主に当社で扱う物件の管理やメンテナンスを行っております。その中でも、私どもIT事業部の方で、システムを担当しています。 高井不動産グループでは、マンション経営保障株式会社が物件の管理やメンテナンスを行いそれに伴うシステムの統括を私どもIT事業部のほうで一括して担当しております。
飯島(VR)	御社では賃貸管理ソフト“スペースマネージャー”を長年お使い頂いておりますが、これまでのシステム化の変遷をお聞かせ頂けますか。
伴次長	以前からファイルメーカーや紙台帳など、異なったデータベースや別々で管理を行っていました。そのため、社内に散在、あるいは重複するデータを仲介業務の中核を担うスペースマネージャーへ登録し、情報の一本化を目指しました。現在は、グループ全体での業務プロセス改革を進めています。

	伴次長	台帳情報など、私どもIT事業部で担当しています。こうすることで情報の正確性が保たれ、ミスの生じにくい基盤づくりが可能となります。空室の検索や契約書の作成・重要事項説明書等の発行などは営業、当社への家賃の入金や更新は総務、請求・オーナー送金・解約業務は家賃管理部門、お客様からのクレーム対応の履歴や報告書の作成・建物のメンテナンスは管理部門といったように、それぞれの作業効率を考えた上で、扱う情報や処理を部署ごとに割り振っています。
	飯島(VR)	同じスペースマネージャーであっても、会社の管理形態や文化によって使われ方も千差万別です。日々の業務の中での効果はいかがでしょうか。
	澤谷主任	私は主に家賃の入金や送金に関する業務を担当していますが、オーナーへの送金時には、スペースマネージャー上での対応がほぼ全て可能なので、助かっています。
	紙谷課長	私が当社に入社した時には、既に社内でスペースマネージャーによる管理が浸透していたのですが、それ以前には紙中心で作業を行っていた時期もあったと聞きます。そういった先輩方の話を聞くと、現在は随分負担が減っているのだと感じますね。

飯島(VR)	ありがとうございます。御社では各部門でご担当者様も複数いらっしゃることと思いますが、運用面の統一はどのように図られているのでしょうか。
澤谷主任	週に一度、女性社員によるミーティングを行っています。その際に備考欄に書くべき内容ですとか、登録時に必須となる項目等の確認を随時行っています。
飯島(VR)	なるほど。御社のように規模の大きな組織ですと、そういったコミュニケーションが必要だということですね。
高島次長	そうですね。日々業務に携わっていると、予期せぬ問題に次々と直面します。そういった問題も、ミーティング等を通して皆で共有するよう心掛けています。「こんなのできたらいいのにねぇ」「楽やよねぇ」と皆で話していたことが、実際に機能として反映され、仕事が改善されていくのは、やっぱり嬉しいですね。

「入社以来スペースマネージャーを利用してきました。今後の提案にも期待しています。」	伴次長	その通りだと思います。中には、どうしても人の判断が必要な業務もありますが、パターン化してシステムで対応できるものもあります。そういった現場の声から、カスタマイズによってシステムをより使いやすくできるところも、ビジュアルリサーチさんならではなのではないでしょうか。
	飯島(VR)	ありがとうございます。高井不動産様では、カスタマイズや修正のご要望を頂く時にも、目的やその後の運用シーンを非常に明確に示していただけるので、私どもとしてもシステムへの実現がしやすく、いつも感謝しております。今後のシステム活用についてはどのようにお考えでいらっしゃいますか。
	伴次長	グループ全社が同じ基準、同じ尺度に基づいて仕事に取り組めるようになりましたので、今後はその効果をさらに発揮できるよう務めていきたいと思っています。これからも、当社の競争力の源泉となるシステムとして、積極的に活用していきたいですね。
	紙谷課長	すでにビジュアルリサーチさんとは長く深い関係でありますが、これからもお互いが伸びて行けるように協力しあっていければと思っています。

• ビジュアルリサーチ営業担当より
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• 貴重なご意見をありがとうございます。高井不動産様では、お客様のいちばんであるために、最高の情報、サービス、環境を提供するという同社のこだわりが随所に感じられました。「より業務をスムーズにしたい」「もっとお客様のご要望にお応えしたい」という皆様の熱意に、ビジュアルリサーチは「情報」の面から今後も支援し続けてまいりたいと思います。今後ともよろしくお願い申し上げます。