VISUAL RESEARCH

導入事例

正確性と柔軟性を兼ね備えた"スペースマネージャー"へ

  1. Space Manager

株式会社第一不動産 様

代表 中島 晃 管理戸数 6,000戸 地域 静岡県静岡市
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創業以来、「人住み 人笑う」の経営理念のもと、人々を見つめ、時代を見つめ、新規事業にも積極的に取り組む第一不動産は、静岡県トップクラスの管理戸数と仲介件数10万件の実績を誇る不動産会社。大手フランチャイズに属さず、広告媒体への露出も一切なしという独特の経営方針を貫いている。月間4万件を超えるアクセスを獲得するホームページも、外注ではなくすべて手作りという同社では、業務面でもシステム化による徹底的な分業と人材教育で、部門ごとに完成度の高い作業フローを確立することに成功。その影には、賃貸管理システムと業務との強い連携と試行錯誤の日々があった。"第一不動産流"、強い組織の作り方を伺った。

自社開発システムでの限界とジレンマ
VR 第一不動産様のホームページを拝見させて頂きました。コンテンツが充実していて、大変面白い内容ですね。
中島氏 ありがとうございます。実はこれも企画から更新まで全て社内で行っているんです。弊社は不動産会社ながら、システム部門を設けており、WEB戦略及び賃貸管理システムを6名で担当しています。プログラムの組める専門スタッフにより、一から業務に合わせてシステムを構築していました。
VR なるほど。基本的な質問ですが、システム部門がありながら、そもそもどういった経緯で弊社のスペースマネージャーにお問合せを頂いたのでしょうか?
中島氏 以前のシステムは、良くも悪くも自由度が高すぎたことが難点でした。 株式会社第一不動産 売買調査課課長兼システム担当 齊藤氏
齋藤氏 まず、旧システムではルールが統一されておらず、同じデータが複数存在していました。例えば、同じ物件を指すにしても、「駐車場付属」「駐車場一台」等、様々な情報が出てきてしまうといった状態です。それに加え、社員の誰もが登録ができてしまう体制もまた問題でした。登録ルールが曖昧で、社員によっても認識が異なったため、担当者レベルで混乱が生じてしまっていたんです。
VR それでは入居率も正確な物件数も把握することが難しかったのではないですか。
中島氏 はい。実際には入居者様の中に、同姓同名の方がいることだって十分あり得ますからね。従来の賃貸管理システムでは、物件のデータは物理的に「建物+部屋」という単位で構成されていました。しかし、実際には部屋に対して複数の契約が発生する場合があります。もともと部屋を借りていた入居者が、後から物件についている駐車場を追加して借りるといった契約条件の変更がこれにあたります。
VR そのような場合、登録した時期・時点によって内容が変わってきてしまいますね。旧システムでの誤情報による弊害もあったのではないでしょうか。
中島氏 そうなんですよ。以前のトラブル事例としては、「A物件の101号室にAさんが契約していましたが、滞納。その後Aさんは先月に退去して、Bさんが翌月から入居した」というようなケースが想定されます。入金管理を「物件+部屋」という管理形態の場合では、翌月の滞納リストを見ると「Bさん=滞納者」と間違えます。弊社でもこんな失礼な間違いが数年前まで起きていました。もちろん、現在は皆無ですが(笑)それほど不動産賃貸における家賃の入金処理は大変な重荷になっているんです。せっかくシステムを入れていても、それによるトラブル対応に追われているようでは本末転倒ですからね。
正確性と柔軟性を兼ね備えた"スペースマネージャー"へ
VR そこで新しいシステム(スペースマネージャー)の検討に至ったわけですね。
中島氏 はい。以前のシステムは「物件+部屋」という構造そのものに問題があることはわかっていましたので、そこを解決してくれるシステムがどうしても必要でした。
スペースマネージャーのような「物件+部屋+契約+入居者」という構成のシステムの場合、データの精度の向上を図ることが可能です。それに加え、入居者・賃借人・連帯保証人というデータから契約や物件をリストアップすることができます
同業者の方ならばこれがどれほど大きな意味を持つかがおわかりになると思います。後は、会社の将来性ですとか商品の拡張性・汎用性も検討材料の一つになりました。賃貸管理システムの枠を超えて、弊社の要求にどこまで対応できるのか、どういった提案力があるのかも冷静に見ていました。
システム活用
齋藤氏 それに加えて、システム導入の後は、ルール、運用の改善も必須だと捉えております。数ある情報の中から必要なものを多角的に引き出せることが、実務では求められます。現在では、データベースに登録されたデータの修正を行う際には、システム部門への申請書を提出させるようにしています。書面でやり取りをすることで、ルールの周知徹底を図ることができますし、より精度の高い情報を管理することができるようになりました
システム化を機に社内の意識改革も
VR 先ほど斉藤さんの話にもありましたが、第一不動産では運用面も徹底されていますよね。導入時に一番大変だったことは何でしたか?
齋藤氏 苦労はたくさんありましたよ(笑)。まず改造によりシステムの最低限のところは業務に合わせ、各部門に「これでできますね?」「いいですね?」と綿密な社内調整を行いました。それが大変でしたね。
VR スペースマネージャーを導入するにあたって、社内での反応はいかがでしたか。 株式会社第一不動産 システム課課長 森藤氏
中島氏 もちろん抵抗もありました。やはり、新しいやり方に慣れる前は誰もが不安を抱きますからね。「なんでこんな面倒なことしなくちゃいけないんだ!」となじられたり、「こんなんじゃ仕事にならない」と言われたり。もう、社内中から悪者扱いでしたよ(笑)
VR きっと、私もそう思われていたことでしょうね(笑)
齋藤氏 ええ、たぶん(笑) まあそれは冗談として、だからといって、後から不都合が出てきては長期的な運用などできません。今では、システムに沿う形で社員の業務が統一され、無駄やミスも減りました。妥協せずに、社内での基盤を固めてから実際の導入を進めた甲斐あって、今ではスペースマネージャーが求心力となってくれていますね。
VR ありがとうございます。スペースマネージャーを導入したことによる効果はいかがでしょうか。
中島氏 システム化とともに、売上も月平均で約18%の伸びを見せています。個人的には、システムを導入しただけで終わるのではなく、定着してこその文化だと考えています。仕事とは常に変化を遂げていくものですから、その流れを構築することがシステム部門としての使命だと感じますね。そこまでやり遂げてこそ、やっと効率化や業務改善と言えるのではないでしょうか。会社が存続する限り、試行錯誤の日々は続いていくと思いますよ。
"信頼"を旗印に、自社の透明性向上と、最適な業務開発に邁進
株式会社第一不動産 中島社長 VR 最後の質問となりますが、第一不動産様から見て、不動産業務のシステム化において、必要なこととはズバリ何でしょうか?システム導入をお考えの不動産会社様何かアドバイスをお願い致します。
中島氏 一つ言えるのは、「主体性のないシステム導入は失敗する」ということだと思います。ホームページもシステムも同じで、いくらお金をかけても、「とりあえず作る」というスタンスでは、成果など到底見込めません。システムによって何を実現したいのか、どういう効果を求めるのかを見極めることは非常に重要 だと思います。
VR 私もはじめて第一不動産様にお邪魔した時も、社内での分析も十分に行われており、システムを入れる目的も明確な会社だなという印象を受けました。導入に向けての打合せも非常にやりやすかったのを覚えています。
中島氏 もともと自社でシステム開発を行っていたという背景もありましたし、私も25社以上のシステム業者との検討を進めながら、それなりに勉強をしていましたからね。
VR 25社も、ですか。それは今初めて知りました。確か当初は「10社程…」と伺っておりましたので、その時25社と聞いていれば、私のプレッシャーが増大していたこと間違いなしです。結果的に弊社に決めて頂き、恐縮です(笑)
中島氏 ええ、実はそうだったんですよ(笑)。こちらとしても真剣ですから、生半可な提案では納得がいきません。弊社の要望を言い尽くしたら、ほとんどの業者は「それはできません」と首を横に振っていましたよ。それに応えてくれたビジュアルリサーチには感謝をしています。やはり自分で勉強することはとても重要だと思います。知識も無いのに、適切な要求をすることなどできませんからね。多くの不動産会社で採用されているビジュアルリサーチのこれまでの実績は、一番の決め手でした
VR ありがとうございます。それでは今後の第一不動産の展望についてお話頂けますでしょうか。
中島氏 不動産会社とはお客様の人生で一番高い買い物に関わるわけですから、私どもにとって信頼は何より重要なものです。弊社では、ホームページに全社員160名の顔写真を載せていますが、第一不動産では、お客様の信頼に足る会社であることをわかって頂きたいという気持ちがあるからこそ、こうした取り組みを行っています。同様に、システム選びも、大切なお客様の情報を委ねるわけですから、信頼できるパートナーの存在が不可欠です。今後もスペースマネージャーと共に、最適な業務開発を行っていきたいと思っています。
  • ビジュアルリサーチ営業担当より
  • 貴重なご意見ありがとうございました。当然ですが弊社でも、日頃から試行錯誤によるサービスの向上を心がけております。また、お客様に対しましても、単に導入して終わりという形ではなく、次なる業務改善のお手伝いを賃貸管理システムという枠にとらわれずに、今後も幅広く提案し続けていくつもりでございます。
     導入時より、弊社からの「システム導入や指導」に併せて、第一不動産様全体の「社内統制」を行い、稼働に向けご協力頂けたことも、「システム化」を実現できた大きな要因と受け止めております。今回の経験を活かし、私自身も、システム導入をご検討頂けるお客様に対し、アドバイス、幅広いコンサルティングを心掛けて参りたいと思います。
  • ○本ケーススタディに記載された情報は2007年12月17日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
  • ○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。

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